書き方のルール

　内容証明郵便の形式について、作成ポイントを徹底解説していきます。

内容証明郵便の基本的な様式

　内容証明郵便は、手書きでも、パソコンなどの印刷でも、どちらでも有効です。ただし手書きをする場合は、簡単に編集しやすい鉛筆は、避け
ましょう。
　原本を作成したら、同じ内容の謄本を２通作成します。

原本１通	受取人に送付される文書です。
謄本２通	原本を複製した文書を２通用意。　１通は差出人控えに、　もう１通は郵便局控えとなります。

　原本１通と謄本２通の作り方例をご紹介します。

①パソコンで作成	３枚ともパソコンで作成。または、１通を作成し、あとの２通はコピーで作成する方法。。
②手書きで作成	原本１通を手書きで作成し、謄本２通はコピーで作成する方法。。
①カーボン紙で作成	３枚の紙の間にカーボン紙を挟み、原本を手書きで作成し、謄本２通をカーボン紙による複写で作成する方法。

　封筒については、「封筒の書き方」ページをご参照ください。

用紙、用紙の枚数

　内容証明郵便の用紙は、どのような用紙でも自由に使うことができます（便箋・原稿用紙でもＯＫです。）。
　ただし、郵便局控えの謄本の保存期間（５年間）の都合上、この保存期間に耐えられない感熱紙などは、謄本の用紙として使うことはできませ
ん。
　また、字数に制限があるため、マス目のある紙を使ったほうが便利です。用紙が２枚以上になる場合は、ホッチキスやのりで綴じ、そのつなぎ
目には、差出人の印（契印・割印）が必要となります。
　字数を数えるのが面倒な方は、内容証明郵便の専用用紙（１行２０字、１枚２６行のマス目が印刷）が市販されていますので、使ってみるのも
よいでしょう。

文字・文字数・行数

　内容証明郵便に使用できる文字は、日本語のみです。また用紙1枚に書ける文字数は、５２０文字以内と決まっており、行数および１行の文字
数に制限があります。１文字でもあれば１行と計算し、空白の行は０行となります。

たて・縦書き	用紙１枚２６行以内、１行２０字以内。
よこ・横書き	用紙１枚２６行以内、１行２０字以内。用紙１枚４０行以内、１行１３字以内。用紙１枚２０行以内、１行２６字以内。

※上記の制限は、謄本に関するものです。

　使用できる文字種も決まっています。

使用可能 ○	ひらがな、カタカナ、漢字、数字（漢数字・算数字）、英字（固有名詞のみ）、一般に使う記号（ｍ、ｇ、Ｎｏ．など）
使用不可 ×	英文、中国文、韓国文などの外国語。

　かっこ、句読点、傍点、下線も使用できます。

かっこ　（）「」『』

　上下（横書きは左右）をあわせて１字と数えます。またかっこの途中で、文が改行する場合は、上（左）のかっこがある行の字数に含めて計算します。
（）・「」・『』は、それぞれ１字。
　また、(1）(一)などかっこつきの数字は、文中の序列を示す記号と認められる場合、(1）(一)はそれぞれ１字と計算します。

傍点・下線

　文字のうえに「・」をつけ強調する傍点と、文字の下に線を引き強調する下線。どちらも、文字を基準として計算します。

　文字例の数え方の一例。

固有名詞	i-Phone（７字）
記号	％（１字）、㎡（２字）、Tel．(３字）
かっこ	「ご案内」（４字）
文字・数字にかっこ	⑧（１字）、（8）ポイント（５字）
傍点・下線	とくに（３字）

訂正方法

　内容証明郵便は、文書内の書き間違いにも、決められた訂正方法があります。

①	間違えた箇所を、２本の線で消す。（塗りつぶさない。）
②	間違いの文字が読めるように、横に正しい文字を追記。
③	欄外に、「○○行目○○字削除、○○字加入」と記載。　末尾余白に書いてもよい。
④	③の記載の横に、必ず、差出人の印を押す。

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差出人欄・受取人欄・日付

　文書には、『差出人の住所・氏名』と『受取人の住所・氏名』と『日付』の記載が必須です。この記載は、文書の最初でも最後でもかまいませ
んが、横書きの場合、文書の冒頭に書くことが多いようです。
　日付について、文書に記載した日付と、郵便局で押される通信日付印の日にちが異なる場合、【郵便局で押される通信日付印】が確定日付の証
拠となります。
　また、差出人氏名の後ろに、印を押すのが一般的です。決まりではありませんが、この内容証明は、差出人の意思表示であり、本人の意思で作
られたという事を示すためにも、捺印はしておいたほうがよいでしょう。この印は、差出人の物であれば有効です。
　一方、文書を訂正したときの訂正印や、文書が２枚以上にわたるときの契印・割印は、必ず押さなければならないので、ご注意ください。
　差出人・受取人の『肩書き』は、必須ではありません。差出人を「通知人」、受取人を「被通知人」としてもよいでしょう。ただし、差出人の
住所氏名と、受取人の住所氏名を横に並べて書いた場合は、見分けるためにも、それぞれに肩書きを書いておきましょう。

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