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内容証明郵便,公正証書指南書[全国版]
内容証明文書の書き方や公正証書の作成手続きを徹底解説!
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書き方のルール


 内容証明郵便の形式について、作成ポイントを徹底解説していきます。

内容証明郵便の基本的な様式

 内容証明郵便は、手書きでも、パソコンなどの印刷でも、どちらでも有効です。ただし手書きをする場合は、簡単に編集しやすい鉛筆は、避け
ましょう。
 原本を作成したら、同じ内容の謄本を2通作成します。
原本 1通
 受取人に送付される文書です。
謄本 2通
 原本を複製した文書を2通用意。
 1通は差出人控えに、
 もう1通は郵便局控えとなります。

 原本1通と謄本2通の作り方例をご紹介します。
@パソコンで作成
 3枚ともパソコンで作成。または、1通を作成し、あとの2通はコピーで作成する方法。。
A手書きで作成
 原本1通を手書きで作成し、謄本2通はコピーで作成する方法。。
@カーボン紙で作成
 3枚の紙の間にカーボン紙を挟み、原本を手書きで作成し、謄本2通をカーボン紙による複写で作成する方法。

 封筒については、「封筒の書き方」ページをご参照ください。

用紙、用紙の枚数

 内容証明郵便の用紙は、どのような用紙でも自由に使うことができます(便箋・原稿用紙でもOKです。)。
 ただし、郵便局控えの謄本の保存期間(5年間)の都合上、この保存期間に耐えられない感熱紙などは、謄本の用紙として使うことはできませ
ん。
 また、字数に制限があるため、マス目のある紙を使ったほうが便利です。用紙が2枚以上になる場合は、ホッチキスやのりで綴じ、そのつなぎ
目には、差出人の印(契印・割印)が必要となります。
 字数を数えるのが面倒な方は、内容証明郵便の専用用紙(1行20字、1枚26行のマス目が印刷)が市販されていますので、使ってみるのも
よいでしょう。

文字・文字数・行数

 内容証明郵便に使用できる文字は、日本語のみです。また用紙1枚に書ける文字数は、520文字以内と決まっており、行数および1行の文字
数に制限があります。1文字でもあれば1行と計算し、空白の行は0行となります。
 たて・縦書き
用紙1枚26行以内、1行20字以内。
 よこ・横書き
用紙1枚26行以内、1行20字以内。
用紙1枚40行以内、1行13字以内。
用紙1枚20行以内、1行26字以内。
※上記の制限は、謄本に関するものです。

 使用できる文字種も決まっています。
使用可能 ○
ひらがな、カタカナ、漢字、数字(漢数字・算数字)、

英字(固有名詞のみ)、一般に使う記号(m、g、No.など)
使用不可 ×
英文、中国文、韓国文などの外国語。

 かっこ、句読点、傍点、下線も使用できます。
かっこ ()「」『』
 上下(横書きは左右)をあわせて1字と数えます。またかっこの途中で、文が改行する場合は、上(左)のかっこがある行の字数に含めて計算します。
()・「」・『』は、それぞれ1字。
 また、(1)(一)などかっこつきの数字は、文中の序列を示す記号と認められる場合、(1)(一)はそれぞれ1字と計算します。
傍点下線
 文字のうえに「・」をつけ強調する傍点と、文字の下に線を引き強調する下線。どちらも、文字を基準として計算します。

 文字例の数え方の一例。
固有名詞
i-Phone(7字)
記号
%(1字)、u(2字)、Tel.(3字)
かっこ
「ご案内」(4字)
文字・数字にかっこ
G(1字)、(8)ポイント(5字)
傍点・下線
とくに(3字)


訂正方法

 内容証明郵便は、文書内の書き間違いにも、決められた訂正方法があります。
@
 間違えた箇所を、2本の線で消す。(塗りつぶさない。)
A
 間違いの文字が読めるように、横に正しい文字を追記。
B
 欄外に、「○○行目○○字削除、○○字加入」と記載。
 末尾余白に書いてもよい。
C
 Bの記載の横に、必ず、差出人の印を押す。



差出人欄・受取人欄・日付

 文書には、『差出人の住所・氏名』『受取人の住所・氏名』『日付』の記載が必須です。この記載は、文書の最初でも最後でもかまいませ
んが、横書きの場合、文書の冒頭に書くことが多いようです。
 日付について、文書に記載した日付と、郵便局で押される通信日付印の日にちが異なる場合、【郵便局で押される通信日付印】が確定日付の証
拠となります。
 また、差出人氏名の後ろに、印を押すのが一般的です。決まりではありませんが、この内容証明は、差出人の意思表示であり、本人の意思で作
られたという事を示すためにも、捺印はしておいたほうがよいでしょう。この印は、差出人の物であれば有効です。
 一方、文書を訂正したときの訂正印や、文書が2枚以上にわたるときの契印・割印は、必ず押さなければならないので、ご注意ください。
 差出人・受取人の『肩書き』は、必須ではありません。差出人を「通知人」、受取人を「被通知人」としてもよいでしょう。ただし、差出人の
住所氏名と、受取人の住所氏名を横に並べて書いた場合は、見分けるためにも、それぞれに肩書きを書いておきましょう。


タイトル・表題

 文書の書き始めのタイトル・表題は、必ず必要なわけではありません。タイトルの例として、「賃金請求書」「家賃値上げ通知書」「通告書」
「請求書」、返事には「回答書」などがあります。
 どのタイトルをつけるか迷ったら、「通知書」「通告書」または請求をしたい場合は「請求書」が無難でしょう。

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